כחלק מעבודת צוות התפעול העסקי, זיהיתי משימה שחוזרת על עצמה בווליום גבוה, וגוזלת אנרגיה וזמן רבים מהצוות: תיאום יומנים של צוותים/הנהלה/אירועים עסקיים/כנסים/טיסות ועוד.
יש המון כלים שם בחוץ, אבל מה עושים כשאי אפשר להכניס כלי חיצוני מפאת סודיות?
איך בכל זאת פותרים את הנושא הרגיש בגמישות, דיוק וחיסיון?
החלטתי לנסות משהו אחר בעצמי: פתרון פנימי אוטומטי עם הכלים שכבר בידיי, מבלי לכתוב שורת קוד בעצמי בעזרת Chat GPT, כך:
❇️ יצרתי סקריפט שמייצא יומנים ל- Google Sheet ומתרפרש עצמונית בכל חצי שעה
❇️ הוספתי פילטרים (רולים) לזיהוי והתעלמות מפגישות לא רלוונטיות (כמו: פוקוס טיים) או זימוני סרק
❇️ הגדרתי משבצות זמן כפנויות בין מקבצים של 30 דקות ועד 120 דקות, ומה נחשב כימי עסקים
❇️ יצרתי מקום לקלט חיפוש עבור משתמש הכולל: בחירת יומנים רלוונטיים, משך הזמן הרצוי לפגישה, אזור זמן בעולם, וחלק רצוי ביום של אותו אזור זמן (בוקר/צוהריים וכו׳)
❇️ הפלט הינו הצגה של עד 6 משבצות זמן פנויות לבחירה ב- 21 יום הקרובים
❇️ והבונוס - יצירת מייל אוטומטי עם הזמנים המוצעים למשתתפים לבחירה
❇️ הוספתי חלק של ניהול תשובות ובחירת המועד המתאים לכולם
אז מה הרווחנו?
פינינו המון זמן.
חסכנו כסף על כלי חדש.
יש לנו שליטה מלאה על התהליך במקום תלות בכלי חיצוני.
שמרנו על פרטיות.
התאמנו את התוצר לאופי העבודה הספציפי של הצוות.
רוצים גם? כתבו לי, אשמח לשתף בתובנות.
(התמונה להמחשה בלבד)